최상의 구매 주문 시스템을 어떻게 선택합니까?

구매 주문 시스템은 개인이 회사 사용을 위해 상품 및 서비스의 취득을 요청하기 위해 수행 해야하는 일련의 단계입니다.이 시스템은 회사의 재정 자원의 움직임을 추적하기위한 감사 트레일을 제공합니다.시스템의 비즈니스 환경에는 여러 시스템이 존재합니다.그들 대부분은 회사의 회계 및 내부 문서 시스템에 중점을 둡니다.최상의 구매 주문 시스템을 선택하려면 회사의 비즈니스 시스템과 관련된 여러 가지 요소를 고려해야합니다.수동 시스템에는 일반적으로 순차적으로 번호가 매겨진 구매 주문이 포함 된 종이 노트의 사용이 포함됩니다.직원은 승인을 위해 제출하기 전에 일반적으로 공급 업체, 가격, 수량, 설명 및 회계 코드가 필요한 양식을 작성합니다.이 문서에는 일반적으로 파일에 보관 된 카본 카피가 포함됩니다.직원이 회사의 비즈니스 또는 회계 소프트웨어를 사용하고 전자 구매 주문 문서를 작성하는 것을 제외하고는 자동화 된 시스템도 비슷하게 작동합니다.체계.수동 시스템을 사용하면 지루하고 문서가 손실되어 직원이 구매 주문을 재현 할 수 있습니다.또한 회사는 일반적으로 해당 연방 또는 주법에 따라 몇 년 동안이 문서를 저장해야합니다.자동화 된 구매 주문 시스템은 이러한 문제 중 일부를 완화 할 수 있지만, 컴퓨터 버전을 학습하고 사용하면 더 많은 교육이 필요할 수 있습니다.구매 사무실.여러 직원이 액세스하고 구매 주문을 작성할 수있게하려면 기업이 더 많은 종이 문서를 보유해야 할 수 있습니다.대규모 조직에는 종종 주문을 할 때 구매 주문을 처리 할 구매 부서 또는 조달 관리자가 있습니다.여러 개인이 구매 주문을 전환하면 구매 부서에서 정보의 범위가 발생할 수 있습니다.회사는이 문제를 피하기 위해 구매 주문 시스템의 액세스를 제한해야 할 수도 있습니다.회계 부서의 개인은 청구서를 지불하기 전에 구매 주문을 검토하기 위해 시스템에 쉽게 액세스 할 수 있어야합니다.감사인은 또한 정보가 회사를 통해 어떻게 흐르는지를 결정하기 위해 액세스해야합니다.시스템의 각 단계를 통해 구매 주문을 추적 할 수 없으면 회사의 현금 관리 프로세스의 상당 부분을 손상시킬 문서가 변경 될 수 있습니다.