이메일 보유 정책을 어떻게 작성합니까?

∎ 이메일 보존 정책을 만들려면 먼저 정책을 작성하는 이유를 진술해야합니다. mdash;법적 요구 사항을 준수하거나 비즈니스 문서 증명을 유지하거나 중요한 정보가 손실되지 않도록합니다.문서는 또한 정책에 영향을 미치는 직원과 어떤 유형의 이메일이 포함되어 있는지 설명해야합니다.또한 이메일을 얼마나 오래 보관 해야하는지 결정해야합니다.특정 기간 동안 특정 이메일을 보유해야 할 수도 있습니다.정책을 모니터링 할 책임이있는 직원에게 정책을 적절히 시행 할 수 있도록하는 데 도움이 될 수 있습니다.이메일 유지 정책은 일반적으로 직원이 보유해야 할 이메일, 기간 및 이메일 저장 방법에 대해 명시합니다.많은 관할 구역에서 회사 커뮤니케이션의 오랜 시간에 대한 법적 요구 사항이 있습니다.이메일 포함 mdash;명확한 이메일 보존 정책을 갖는 것이 중요합니다.처음에 정책을 구현하기위한 목적에 따라 조직의 모든 사람에게는 적용되지 않을 수 있습니다.예를 들어, 전자 서신을 다루지 않는 창고 직원은 정책을 준수하지 않아도 될 수 있습니다.고객 서비스 담당자는 대부분의 이메일을 유지해야 할 수도 있습니다.

이메일 보존 정책의 거버넌스에 따라 어떤 유형의 이메일 서신이 있는지 설명합니다.예를 들어, 일부 회사는 행정, 재정, 일반 및 임시 문제를 다루는 이메일과 관련된 이메일 보존 정책을 작성합니다.회사 정책은 법적 요구 사항이있는 문제를 다루는 이메일을 구체적으로 다룰 수 있습니다.정책에 따라 다루기로 선택한 이메일이 있으면 주제에 대해 명확하고 간결한지 확인하십시오.기록 준수의 경우, 귀하는 5 년 동안 고객 서신을 유지해야 할 의무가있을 수 있습니다.서버의 이메일 아카이브에 저장되는 것 외에도 법률에 따라 이메일을 인쇄하고 고객 파일에 하드 카피를 유지해야 할 수도 있습니다.이러한 기록을 유지하기위한 절차가 무엇이든, 이메일 보유 정책을 작성할 때 자세히 설명해야합니다.귀사는 회사 프로세스가 법에 따라 달성되도록하는 규정 준수 부서 또는 직원이있을 수 있습니다.이것은 이메일 보존 정책을 모니터링하고 시행하는 자연인 일 수 있습니다.정책을 관리 할 책임이있는 사람을 명확하게 명시하여 직원들이 질문이나 문제가있는 경우 누가 돌릴 것인지 알 수 있습니다.이를 구현 해야하는 직원이 존재한다는 것을 알지 못하면 정책을 준수 할 수 없습니다.영향을받는 직원을위한 회의 또는 교육 세션을 개최 할 수도 있습니다.이를 통해 이메일 보존 정책을 준수하는 데 필요한 정보를받을 수 있습니다.