회의 계획을위한 가장 좋은 팁은 무엇입니까?

business 비즈니스 컨퍼런스를 계획하는 것은 밤새 일어나는 일이 아닙니다.예약 할 장소, 수집 스폰서 및 연설자가 있습니다.참석자가 도시에서 어디에 머무를 곳, 어떤 식사가 제공되는지, 그리고 회의가 성공할 경우 해결해야 할 다른 문제의 세계와 같은 세부 사항도 거의 없습니다.회의 계획 계획에 참여하려고한다면, 여기에 명심해야 할 것들이 있습니다. 먼저, 모든 세부 사항을 직접 처리 할 수 있다고 가정하지 마십시오.실제로, 당신은 약간의 도움없이 배열되어야 할 모든 것을 완전히 목록으로 만들 수 없을 가능성이 높습니다.이러한 이유로 회의 플래너로서의 첫 번째 과제는 계획위원회를 조립하는 것입니다.일반적으로 5 ~ 6 명의 개인 그룹은 백에서 500 명의 참석자 사이의 연례 회의를 구성하기에 충분합니다.위원회는 전체적으로 모든 기지를 다루고 모임의 모든 주요 측면을 미리 해결할 수있을 가능성이 훨씬 높습니다.committ위원회를 구성하는 것과 함께 가능한 빨리 준비를 시작하는 것이 매우 중요합니다.비즈니스 컨퍼런스가 8 개월 떨어져 있는지는 중요하지 않습니다.컨퍼런스 계획 전문가들은 종종 다가오는 행사 10 개월에서 11 개월 전에 일을 시작합니다.혜택으로 다양한 회의 장소에서 가격을 비교하고 참석자들을위한 더 나은 호텔 요금을 조사하고 협상 할 수있는 시간이 더 많아 질 것입니다.committe위원회의 각 구성원이 달성 할 특정 작업이 있는지 확인하십시오.각 작업은 우선 순위를 정하고 배송 날짜를 설정해야합니다.컨퍼런스 계획에는 종종 작업을 논리적 순서로 정리하는 것이 포함되므로 다른 항목이 제 시간에 완료되기 전에 수행 해야하는 작업 항목이 완료됩니다.위원회의 각 구성원이 다음 회의 전에 완료 할 특정 항목 세트를 담당하는 경우 이벤트 접근법의 날짜로 작업에 압도 될 가능성이 줄어 듭니다.

항상 서면으로 약속을받습니다.호텔에서 참석자가 행사에 참석하는 동안 특정 일일 요금을받을 것이라는 서면 확인을 원합니다.또한 회의 중에 제공되는 연설, 저녁 식사 및 수업을위한 회의실 및 조립장에서 호텔이 제공 할 내용에 대한 문서화 및 자세한 정보를 얻으십시오.참석자를 위해 보안하는 특별한 공기 또는 철도 요금에 대해서도 마찬가지입니다.이것은 당신에게 마음의 평화를 줄뿐만 아니라, 각 계획위원회 회의에서 이루어진 진행 상황을 훨씬 쉽게 검토하고 남아있는 일에 대한 정확한 그림을 유지할 수 있습니다.

이벤트에 대한 전시 업체에게 자세한 지침 및 지침을 미리 제공합니다.각 전시회 부스가 회의 나 전시장에서 어디에서 설립 될 수 있는지, 사전에 부스 자료를 배송 할 위치 및 전시회를 설립하기 위해 도착하는 날에 픽업 할 위치에 대한 정보를 나타내는 간단한 회로도를 준비하십시오.이로 인해 컨퍼런스 계획위원회를 포함한 모든 사람이 행사 전날에 많은 두통을 구할 수 있습니다.conference 회의 계획의 마지막 팁 중 하나는 예상치 못한 것을 기대하는 것입니다.위원회가 행사를 아무리 철저히 계획하더라도 항상 어떤 유형의 딸꾹질이있을 것입니다.스피커가 병에 걸리고 물러나야합니다. 그렇지 않으면 호텔은 실수로 연회장 중 하나를 과도하게 예약합니다.위원회의 집단 경험을 활용하여 발생할 수있는 가장 일반적인 마지막 순간 문제를 식별하고 효과적으로 처리하는 방법을 미리 결정하십시오.conference 회의 계획이 효율적으로 수행되면 조직이 회의를 주최하는 것은 비교적 쉽고 이해 당사자가 회의에 참석하기가 쉽습니다.당신의 목표는 정말로 2 폴입니다D 자연에서.당신은 회의의 흐름이 가능한 한조차도되기를 원합니다.동시에, 예상치 못한 문제를 신속하고 효과적으로 해결할 수 있는지 확인하려고합니다.미리 계획하고, 작업을 유능한위원회에 위임하고, 행동 항목을 논리적으로 처리함으로써, 회의 계획 프로세스를 관리 할 수 있고 궁극적으로 매우 성공적으로 유지해야합니다.